東京の会議室あれこれ

次回東京でセミナーを開くことになった。
これまで使用していたような会議室では少し規模が小さいため、もう少し人数を収容できるよな場所にする必要がある。
場所は準備のことを考えると、港区の会社から近いほうがよいと思われたので、港区で、30名ほど収容できる会議室を探すことにした。

東京の貸会議室のサイトを見ていて思ったこと“～”という単位は非常に調べる側にとって都合が悪い。
というのも、やはり出来るだけコストを抑えて借りたいと思っているので、金額の安いサイトから見ていく。
すると、安い金額に“～”が付いているところは、大抵収容人数が4名などといった小規模な会議室も貸し出しており、その少人数で借りる場合の会議室の利用料金が掲載されているのだ。
当然と言えば、当然なのかもしれないが、今はのんびりと会議室を借りている時間があまりないだけに、イラっとしてしまうことがしばしば。

一時間当たりの利用時間が安いと思っていたら、実は3～4時間以上からでないと借りることができないという場合もある。
今の時代ネットで何でも予約できて便利でいいのだが、なんでもネットで済ますことができるからこそ、ホームページを良く見ること、確認することは自己責任で大切になってくるのではないだろうか。

土日の利用料金がかなり上がる会議室も多いので、日程を組む時はできるだけ平日を利用したほうがよいだろうというのも俺個人の考えだ。
まあ、いくら働くことの大好きな日本人といえども、最近は土日はしっかり休むというポリシーを持つビジネスマンが増えてきているから、クライアントとの打ち合わせも平日に組むことが容易でいいのだが。

上司が昔俺のような立場だった時、土日だろうが構わずに打ち合わせを入れてくるクライアントは少なくなかったようだ。
「仕事に追われて休むことができない」「残業で睡眠不足が続いている」なんて言う言葉が自慢言葉だった時期は存在しているのだ。
ああ、今の時代のサラリーマンに生まれてよかった。

東京の貸会議室会議室で規模の大きいものになると、千人以上もの人数を収容することのできるところもたくさんある。
そういったところはホテルなどが多いのだが、神田うのが結婚式を行った東京のホテルニューオータニの鶴の間。

様々な会議にも両できるようにと、同時通訳が可能になっている。
まあ、こんな素晴らしい会議室、俺には一生縁のないものになるだろうが、極端な話、求めるものすべて対応できる会議室と言ったら、こういったレベルの高いホテルなどになってくるんじゃないかな。

東京の会議室に求められることは、その空間の雰囲気よりも、設備の方だと思う。
だから、場合によっては、レンタルスペースのような場所を会議室に使用するのもよいのではないだろうか。
うちの会社の場合、仕事上どうしてもインターネットをつなぐことのできる場所でないとだめなのだが、それ以外は机といすさえあれば、ホワイトボードも必要ないし、マイクもなにも必要ない。

だから、インターネットのことを考えないのであれば、本当にレンタルスペース的場所で十分なんだよね。
そうなってくると、東京という場所の中には金額はピンからいきりで様々なものがある。
場所を選ばないといっても、アクセス方法などは大切になってくる。

俺の住んでいる地方のよう皆々車で移動しているわけではないから、クライアントとの打ち合わせを東京でする場合は、公共の交通機関を利用してすぐに来ることのできるような場所にあることは東京で会議室を選ぶときにとても大切になってくる。
東京は公共の交通機関を利用して移動している人の方が多いのだ。
バブル全盛期のころなら、ワンメーターでもタクシーを利用していたかもしれないが、今はそんな悠長なこと言っていられないから、地下鉄などの駅のそばが好ましい。

俺のネックはそこだ。
まだまだ土地勘がないから、住所を言われただけでは、駅から近いのか、遠いのかが全然把握できないのだ。
まだまだ東京についての勉強が足りないな。

東京で会議室を借りるとき、うっかりやってはいけないことは、レンタル時間をオーバーすること。
延滞料金を取られることはもちろんのこと、そのあとに控えている人たちにも迷惑がかかるし、取引先との打ち合わせも途中で終わってしまうし、散々な結果に終わってしまう。

厳重なところであれば、もう会議室を貸してくれないことだってあるやもしれない。

百害あって一利なしってことかな。

セミナーなど、時間配分がしっかりできるような場合は、それほど時間に余裕を持たせる必要はないかもしれないけれど、どの程度時間がかかるか分からないような会議の場合は、少し多めに借りておいた方が無難だろう。

あと、一度クライアントにやられたことがあるんだけど、打ち合わせの時間をはるかに経過しても会議室に来てもらえないのは、かなり時間の無駄だった。
東京という場所柄、場所が分かりにくいというのであれば、仕方ないかもしれないけれど、ただ単に個人的に時間にルーズな人だったらしく、30分も遅刻してきた。
その30分間のレンタル料金が非常にもったいなく感じたものだ。

相手はお客様といえども、ビジネスをしていくうえで必要最低限のマナーは守ってほしいと思ったよ。

東京では会議室はレンタルするほうがコストがかからなくていいが、自分が必要とするときにサッと借りることができなかったり、どのくらい時間がかかるのかが見当がつかない場合の会議には利用しにくいなって思った。

それが物価が高い東京の事実なのかもしれないな。

うちの会社の東京の営業所があるのは、港区。
日テレなどがすぐ近くにある場所。
社員は全員妻子持ちばかりで、一週間で前半東京組と後半東京組に分かれているといった感じだろうか。
土日に家族が一緒に遊びに来るパターンが多く、アンパンマンショップやポケモンセンターがあるので、こどもたちは大喜びのよう。

もしかしたら、社長はここに配慮して港区に営業所を構えたのだろうか・・・。
まさかそこまでは考えていないだろうな。
しかし、一週間のうち東京で半分を生活していてもあまり家族から苦情が出ていないのは、東京見物に自由に行くことができるからかもしれないな。
独身者は俺一人だけということで、なぜか俺だけ東京に在住なんだけど。

だから、会議室の手配係に暗黙の了解でなってしまっているんだろうな。
俺だっておのぼりさんだから、東京はもちろんのこと港区のことなんて全く知らないっていうのに・・・。
まあ、愚痴ったところでどうなるものでもないから、会議室を試しに借りていって皆の反応を見て判断していくしかないんだろうな。

ところで、会議室って言っても、その会場の設備は様々。
「こんんなのいらねーよ」っていう設備まで整っていてやたら高い会議室もあれば、本当に空間だけだったっていう会議室もある。

だから、会議室の予約を入れるときに気をつけなくてはいけないのが、設備がどのくらい整っているかってことを問い合わせる必要があることだ。
これは東京に限らず日本全国どこでもいえることだろう。
ただ、東京は様々なニーズがあるから、それぞれに合った会議室を貸し出している。
自分たちのニーズをしっかり把握しておかないと、いざ会議が始まってから痛い目を見ることになる。
特にうちのようにクライアントとの打ち合わせに会議室を借りるような場合は、痛い目に会う＝取引停止　に即決してしまうことにもなりかねないってこと。

必要最低限の設備をまず把握しておく必要があるのだ。

わが社が東京に進出してきて早一年が経過しました。
この不況のご時世に東京に進出できる企業ってどんなところだよって思われるかもしれませんが、まあ、いわゆるＩＴ関連とでもいいましょうか。

世の中どんなに不況でも、インターネット社会はどんどん進んでいっているので、そのおかげでわが社も順調に成長し、東京に営業所を構えることができるようになったのです。
インターネットは世界中どこにいても繋がることができるといっても、やはり営業は人と人とのつながりが大切。
打ち合わせなどになるとどうしても、クライアントとの直のたいだんが必要になってきますからね。

ただ、クライアントとの打ち合わせは、自社でするには手狭すぎる。
やっぱり日本の首都東京は、家賃がべらぼうに高すぎるぜ。
会議室まであるようなところを借りる予算はうちのような弱小企業には出せないよ。
会議室なんてスペースはうちの東京営業所には存在しないんだけど、会議をする場所はほしい。
ということで、最近は毎回打ち合わせの予定があるたびに、東京で会議室をあれこれ探しているのだけれども、社員全員が東京への「おのぼりさん」だから、なかなかここだ！という会議室にまだ巡り合えていない。
この狭くて広い東京に、わが社にうってつけの会議室はあるのだろうか・・・。

いや、東京には何だってある。
うちの会社にあう会議室は絶対あるはずなのだが、見つけられていないだけか。
意地でもうちの会社とマッチする会議室を見つけ出してやる！